El sistema de administración en las empresas

Sistema de administración (el ABC del proceso administrativo):

• Estratégica: alcanzar las metas a través de caminos únicos e irrepetibles.
• Táctica: consiste en poner en práctica a la estrategia. Por ejemplo: disponer un ejército en una batalla es táctica, decidir la batalla es estrategia. Este ABC de la administración se cumple en las empresas a través de los distintos procesos que se dan en las mismas. Debemos considerar a la empresa como una organización compleja o sea un sistema abierto, en el cual se produce la influencia del entorno dentro de la organización y también decisiones internas de la organización impactan en el entorno.
• Circuito administrativo: Son procedimientos y planificaciones pautadas en tiempo de tareas y situaciones que se producen dentro de una empresa.
• Manual: Tiene por objetivo instrumentar por escrito la estructura organizativa de la empresa.
• El departamento de personal de una empresa no debe tener dos directores, cada uno con una política diferente de contratación.

Administración por objetivos

El sistema denominado A.P.O. implica el desarrollo de objetivos entre superiores y subordinados para todos los niveles en la jerarquía de administración y en todas las unidades de la organización.

La A.P.O. es un sistema administrativo amplio que integra muchas actividades administrativas fundamentales en una forma sistemática y que esta conscientemente dirigido hacia el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.


Proceso de la Administración por objetivos

• Fijación en la cima de objetivos preliminares: El primer paso en el establecimiento de objetivos es que el director general determine lo que él percibe como el propósito o misión y las metas más importantes para un determinado período futuro.

• Clarificación de los papeles organizacionales: Idealmente cada meta y submeta deben ser la responsabilidad clara de una persona el particular; sin embargo, al analizar la estructura de una organización con frecuencia se observa que la responsabilidad es imprecisa y que se necesita clarificación ó reorganización. En ocasiones resulta imposibles estructurar una organización en forma tal que un objetivo sea la responsabilidad personal de alguien.

• Establecimiento de los objetivos de los subordinados: Después de asegurarse de que los gerentes subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeación entonces pueden empezar a trabajar con sus subordinados para fijar sus objetivos. El superior les pregunta a los subordinados qué metas creen ellos poder cumplir, en qué período y con qué recursos, pero los superiores tienen la responsabilidad de aprobar los objetivos de los subordinados.

• Reciclaje de Objetivos: Es difícil establecer objetivos comenzando en la cima y dividiéndolos entre los subordinados. Tampoco se deben comenzar desde abajo; se necesita un grado de reciclaje, por tanto la fijación de objetivos no es sólo u proceso conjunto sino recíproco. La alta dirección puede tener idea de los objetivos de los subordinados pero seguro cambiarán al conocer sus aportaciones.

Importancia de la Administración

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas , mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas. La administración es un órgano social indispensable.

Dentro de la administración encontramos:

• Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
• Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.
• Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.
• Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

Funciones del Administrador de Empresas

¿Qué habilidades debe poseer un administrador para que su función sea tan importante dentro de la empresa? 

Hay muchas formas de describir los requisitos del perfil de administrador, cada empresa busca un determinado perfil especializado en una u otra tarea. Pero si tuviéramos que realizar un pequeño resumen agrupando algunas de las principales habilidades más elementales, incluiríamos las siguientes:

1. Elaboración del presupuesto de gastos.
2. Prevención de ventas.
3. Elaboración del organigrama.
4. Planificar, organizar y supervisar que los objetivos económicos de la empresa se cumplen.
5. Relacionar objetivos empresariales con los de la plantilla.
6. Interpretación del balance contable.

También es importante añadir las cualidades necesarias en un administrador de empresas, pues al tratarse de un rol tan importante para una organización.

Los Principios de la Administracion

Las primeras teorías generales de la Administración aparecieron alrededor de 1916. Primero, Henri Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuela clásica de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció los 14 principios de la administración en su libro Administración general e industrial:

1. Subordinación de intereses particulares: Por encima de los intereses de los empleados, están los intereses de la empresa.
2. Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado sólo deberá recibir órdenes de un superior.
3. Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial para lograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se deriva de esta.
4. Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos de la jerarquía.
5. Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los niveles más inferiores y la raíz de todas las comunicaciones van a parar a la máxima autoridad.
6. División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.
7. Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto genera más responsabilidades.
8. Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, la obediencia, la dedicación y un correcto comportamiento.
9. Remuneración personal: Se debe tener una satisfacción justa y garantizada para los empleados.
10. Orden: Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio, este orden es tanto material como humano.
11. Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.
12. Estabilidad y duración del personal en un cargo: Hay que darle una estabilidad al personal.
13. Iniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el éxito de este.
14. Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa con gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organización

La Administración por áreas funcionales de la Empresa

Las áreas funcionales de la empresa son las diversas actividades más importantes de la empresa, ya que por ellas se plantean y tratan de alcanzar los objetivos y metas. Generalmente una empresa está formada por lo menos 5 áreas funcionales básicas (dirección, administración, mercado, ventas, producción, contabilidad y finanzas), pero puede estar formada por muchas más (investigación, recursos humanos, estrategia, etc)

El número de áreas funcionales en las pequeñas empresas se simplifican y se integran unas dentro de las otras.

1. Área de dirección: área imprescindible, considerada la cabeza de la empresa. Lleva el timón de la empresa, establece los objetivos y la dirige hacia ellos. Está relacionada con el resto de áreas funcionales, ya que es quien las controla todas las áreas de trabajo que se encuentran en la empresa.
2. Área de administración: relacionada con el funcionamiento de la empresa. Es la operación de negocio en sentido general, desde contrataciones, pagos a personal. Por lo general es el emprendedor o empresario quien se encarga de esta área funcional. Está relacionada con otras áreas como recursos humanos.
3. Área de ventas: orientada al exterior. En esta área se plantean las estrategias que la empresa seguirá en el área del marketing, los mercados donde la empresa opera, los segmentos de mercado, el ciclo de vida de los productos, diseño de nuevos productos para la ganancia de dinero.
4. Área de producción: área donde se llevan a cabo la producción de los bienes que la empresa comercializará después a los centros, mercados, tiendas de venta.
5. Área de contabilidad y finanzas: reglamentario para todas las empresas, ya que es obligatorio que lleven un registro contable. Tendrá en cuenta todos los movimientos de dinero, tanto dentro como fuera de la empresa,que también en algunas veces pueden estar almacenadas en bancos o en una caja fuerte

Procesos Administrativos

La administración puede verse también como un proceso. Según Henry Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección, control.

• Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.
• Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
• Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. A partir de la dirección, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.
• Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.